Tags

Jedem Dokument können keine, ein oder mehrere Tags zugewiesen werden. Tags stellen wieder eine Möglichkeit zur schnellen Suche bzw. Filterung der Dokumente bereit. Hierdurch lassen sich Dokumente der selben Kategorie z. B. Investition oder Auto gruppieren und somit leichter wiederfinden. So gibt es bspw. für ein Auto Rechnungen von der Werkstatt und Verträge für Versicherungen. Werden nun die verschiedenen Dokumente mit dem selben Tag versehen wie Auto, dann können alle mit einem Klick bzw. der Filterung des Tags Auto gefunden werden. Zusätzlich könnten auch weitere Tags für verschiedene Autos hinterlegt werden, sodass die Unterlagen von mehreren Fahrzeugen problemlos auseinander gehalten werden können.

Tags lassen sich zum einen wie Korrespondenten direkt im Dokument erstellen und zuweisen sowie unter Verwaltung - Tags konfigurieren.

Auch hier können mit einem Klick auf Dokumente alle zugeordneten Dokumente eingesehen werden. Weiterhin können Tags mit Berechtigungen versehen werden, sodass bestimmte Tags nur für bestimmte Personen oder Gruppen sichtbar bzw. bearbeitbar sind.

Das Fenster zum Bearbeiten eines Tags sieht wie folgt aus.

Eine Besonderheit stellt hierbei die Option Posteingangs-Tag dar. Wird diese Option aktiviert, dann erhält jedes neue Dokument diesen Tag und dieser ist explizit zu entfernen, damit ein Dokument nicht mehr im Posteingang verbleibt.

Hier empfiehlt sich das Erstellen eines Tags Posteingang, welcher diese Option aktiviert hat. Dann landen alle neuen Dokumente im Posteingang und der Tag muss erst entfernt werden, bevor das Dokument aus diesem verschwindet. Dies ist für Workflows gedacht, wenn also jedes Dokument nochmal kurz geprüft und ggf. nachbearbeitet werden soll.