Korrespondenten

Jedem Dokument kann ein sog. Korrespondent zugewiesen werden. Ein Korrespondent kann z. B. eine Bank oder ein Online-Shop sein. Dadurch können Dokumente leichter wiedergefunden werden, wenn z. B. 1x im Jahr die Steuerunterlagen zu prüfen sind. In dem Fall könnten alle Dokumente des Steuerberaters mit einem Klick gefunden werden, indem dieser als Korrespondent für die entsprechenden Dokumente zugeordnet wird und später reicht ein Klick, um alle Dokumente zu finden.

Ein Korrespondent kann auf verschiedenen Wegen erstellt werden.

Erstellung bei Dokumentenänderung

Zum einen kann dieser direkt bei der Bearbeitung eines Dokumentes hinzugefügt werden. Hierzu einfach auf das Pluszeichen neben Korrespondent klicken.

Daraufhin öffnet sich ein Pop-Up in dem nun der Name einzugeben ist. Hierbei kann noch die Zuweisung angepasst werden sowie die Berechtigungen.

Nach einem Klick auf Speichern wird der neue Korrespondent erstellt und zugewiesen.

Verwaltung aller Korrespondenten

Wenn nun die bestehenden Korrespondenten verwaltet werden sollen, also bestehende zu bearbeiten oder löschen sind, dann geht dies am Besten über die Verwaltung - Korrespondenten. Hier wird eine Liste mit allen bestehenden Korrespondenten angezeigt.

In dieser Ansicht ist auch direkt ersichtlich, wie viele Dokumente zu dem jeweiligen Korrespondenten gespeichert sind. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit mit einem Klick auf Dokumente alle Dokumente für diesen Korrespondenten einsehen zu können.

Automatische Erstellung bei Mail

Wenn ein Posteingang samt Regel konfiguriert wurde, so kann auch in den Regeleinstellungen die automatische Erstellung von Korrespondenten festgelegt werden. Hierfür die gewünschte Option unter Korrespondentenzuweisung auswählen.