Besprechungen
Mit dem Modul Besprechungen können innerhalb eines Projektes, wie der Name schon sagt, Besprechungen verwaltet werden. Damit können den Projekten die zugehörigen Meetings mit Agenda, Teilnehmern und Protokoll hinterlegt werden. Es unterstützt nicht nur bei der nachträglichen Protokollierung, sondern bereits die Planung von Meetings kann in diesem Modul erfolgen. Um eine Besprechung in einem Projekt zu erstellen, wird das gewünschte Projekt aufgerufen und in der Menüleiste Besprechungen ausgewählt. Danach kann mit + Besprechung eine neue Besprechung erstellt werden, was im folgenden Screenshot zu sehen ist.
OpenProject bietet nun 2 verschiedene Typen an, die dynamische und die klassische Besprechung. Beide werden folgend einmal kurz vorgestellt und gezeigt. Für beide Typen gilt es zuerst das oben gezeigte Formular auszufüllen, anschließend wird durch Anlegen die Besprechung erstellt und es wird das jeweilige Formular angezeigt.
Der Besprechungstyp muss am Anfang festgelegt werden und lässt sich nachträglich nicht mehr verändern.
Dynamische Besprechung
Bei diesem Typ wird nicht einfach eine Agenda in einem Freitextfeld niedergeschrieben, sondern es einzelne Blöcke erstellt. Hierbei werden 2 verschiedene Blockarten unterschieden: Tagesordnungspunkt und Arbeitspaket
Tagesordnungspunkt
Damit wird ein frei gestaltbares Element hinzugefügt, welches mindestens einen Titel erhalten muss. Die Angabe der Dauer und Notizen sind optional. In dem Textfeld können allerlei Formatierungen angewendet werden inklusive Codeblöcken, Links und sog. Makros. Ein Makro kann z. B. Aufgabenpakete auflisten, dies wird im Beispiel am Ende dieser Seite gezeigt (der letzte Ordnungspunkt).
Arbeitspaket
Damit wird ein ähnliches Formular geöffnet, das aber über ein Auswahlfeld für Arbeitspakete verfügt. Hierdurch lässt sich ein Arbeitspaket auswählen, über das in dem Meeting gesprochen werden soll. Auch hier können optional Dauer und Notizen hinzugefügt werden.
Im folgenden Beispiel wurden folgende Elemente erstellt:
- Ein Ordnungspunkt
- Ein Arbeitspaket
- Noch ein Arbeitspaket (aber hinzugefügt von Biene Maja)
- Ein Ordnungspunkt (mit Makro, das alle noch offenen Aufgaben in dem Projekt darstellt, der Filter kann beliebig angepasst werden)
Zu jedem Punkt wurde noch jeweils eine Notiz hinzugefügt und eine Zeit geplant. Wie zu sehen ist, können auch später noch Punkte zur Agenda hinzugefügt werden, wobei auch der Ersteller angezeigt wird. Außerdem hilft die Eingabe von Zeiten bei den einzelnen Punkten, dass die Gesamtzeit des Meetings geprüft wird. In diesem Fall soll das Meeting 1h dauern, aber einige Zeiten sind rot markiert und in den Besprechungsdetails ist sofort ersichtlich, dass 15 min mehr benötigt werden (Summe der einzelnen Punkte). Die einzelnen Ordnungspunkte und Arbeitspakete können beliebig mittels Drag&Drop in dieser Besprechung verschoben werden.
Klassische Besprechung
Im Gegensatz zur dynamischen Besprechung gibt es hier nur ein Textfeld, welches versioniert ist. Die selbe Besprechung schaut hier ganz anders aus und ist auch schwieriger einzugeben, da die einzeln verwiesenen Aufgaben manuell als Link hineinkopiert wurden (keine einfache Auswahl wie bei den Arbeitspaketen in der dynamischen).
Über die Schaltfläche Historie können die Veränderungen an der Agenda eingesehen werden. (über die Nummer am Anfang der Tabelle kann die damalige Version angeschaut werden)
Um das Protokoll schreiben zu können, muss die Agenda erst geschlossen werden. Anschließend wird ein Textfeld für das Protokoll freigeschaltet.
Danach wird eine Kopie der Agenda in das Protokoll kopiert und lässt sich über die Bearbeiten Schaltfläche wie die Agenda vorher bearbeiten. Für das Protokoll gibt es eine separate Historie.
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