Verwaltung
Korrespondenten, Tags, Dokumenttypen, Speicherpfade usw. konfigurieren.
Korrespondenten
Jedem Dokument kann ein sog. Korrespondent zugewiesen werden. Ein Korrespondent kann z. B. eine Bank oder ein Online-Shop sein. Dadurch können Dokumente leichter wiedergefunden werden, wenn z. B. 1x im Jahr die Steuerunterlagen zu prüfen sind. In dem Fall könnten alle Dokumente des Steuerberaters mit einem Klick gefunden werden, indem dieser als Korrespondent für die entsprechenden Dokumente zugeordnet wird und später reicht ein Klick, um alle Dokumente zu finden.
Ein Korrespondent kann auf verschiedenen Wegen erstellt werden.
Erstellung bei Dokumentenänderung
Zum einen kann dieser direkt bei der Bearbeitung eines Dokumentes hinzugefügt werden. Hierzu einfach auf das Pluszeichen neben Korrespondent klicken.
Daraufhin öffnet sich ein Pop-Up in dem nun der Name einzugeben ist. Hierbei kann noch die Zuweisung angepasst werden sowie die Berechtigungen.
Nach einem Klick auf Speichern wird der neue Korrespondent erstellt und zugewiesen.
Verwaltung aller Korrespondenten
Wenn nun die bestehenden Korrespondenten verwaltet werden sollen, also bestehende zu bearbeiten oder löschen sind, dann geht dies am Besten über die Verwaltung - Korrespondenten. Hier wird eine Liste mit allen bestehenden Korrespondenten angezeigt.
In dieser Ansicht ist auch direkt ersichtlich, wie viele Dokumente zu dem jeweiligen Korrespondenten gespeichert sind. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit mit einem Klick auf Dokumente alle Dokumente für diesen Korrespondenten einsehen zu können.
Automatische Erstellung bei Mail
Wenn ein Posteingang samt Regel konfiguriert wurde, so kann auch in den Regeleinstellungen die automatische Erstellung von Korrespondenten festgelegt werden. Hierfür die gewünschte Option unter Korrespondentenzuweisung auswählen.
Tags
Jedem Dokument können keine, ein oder mehrere Tags zugewiesen werden. Tags stellen wieder eine Möglichkeit zur schnellen Suche bzw. Filterung der Dokumente bereit. Hierdurch lassen sich Dokumente der selben Kategorie z. B. Investition oder Auto gruppieren und somit leichter wiederfinden. So gibt es bspw. für ein Auto Rechnungen von der Werkstatt und Verträge für Versicherungen. Werden nun die verschiedenen Dokumente mit dem selben Tag versehen wie Auto, dann können alle mit einem Klick bzw. der Filterung des Tags Auto gefunden werden. Zusätzlich könnten auch weitere Tags für verschiedene Autos hinterlegt werden, sodass die Unterlagen von mehreren Fahrzeugen problemlos auseinander gehalten werden können.
Auch hier können mit einem Klick auf Dokumente alle zugeordneten Dokumente eingesehen werden. Weiterhin können Tags mit Berechtigungen versehen werden, sodass bestimmte Tags nur für bestimmte Personen oder Gruppen sichtbar bzw. bearbeitbar sind.
Das Fenster zum Bearbeiten eines Tags sieht wie folgt aus.
Eine Besonderheit stellt hierbei die Option Posteingangs-Tag dar. Wird diese Option aktiviert, dann erhält jedes neue Dokument diesen Tag und dieser ist explizit zu entfernen, damit ein Dokument nicht mehr im Posteingang verbleibt.
Hier empfiehlt sich das Erstellen eines Tags Posteingang, welcher diese Option aktiviert hat. Dann landen alle neuen Dokumente im Posteingang und der Tag muss erst entfernt werden, bevor das Dokument aus diesem verschwindet. Dies ist für Workflows gedacht, wenn also jedes Dokument nochmal kurz geprüft und ggf. nachbearbeitet werden soll.
Dokumententypen
Jedes Dokument kann einem Dokumententyp zugeordnet werden. Der Dokumententyp hat keine Auswirkung auf das Dokument an sich, sondern ermöglicht nur, z. B. einfacher zwischen einer Rechnung und einem Vertrag unterscheiden zu können.
Es gilt wie bei den Korrespondenten, dass nur ein Typ pro Dokument ausgewählt werden kann. Auch der Typ kann entweder direkt bei der Bearbeitung eines Dokumentes erstellt und zugewiesen werden oder unter Verwaltung - Dokumenttypen.
Wie schon bei Korrespondenten und Tags können auch die Typen mit Berechtigungen versehen werden. Außerdem kann mit einem Klick auf Dokumente direkt nach den Dokumenten mit diesem Typ gesucht werden.
Speicherpfade
Paperless speichert die Dokumente in einer herkömmlichen Ordnerstruktur. Diese Struktur kann selbst konfiguriert werden. Es können sogar mehrere Speicherpfade konfiguriert werden, um z. B. Dokumente je nach Stichwort in anderen Strukturen zu speichern.
Das Menü zum Erstellen und Bearbeiten von Speicherpfaden befindet sich ebenfalls unter dem Punkt Verwaltung. Im folgenden Beispiel wurde bereits ein Speicherpfad konfiguriert, wie im folgenden Screenshot zu sehen.
Mit einem Klick auf den Namen des Speicherpfades kann dieser bearbeitet werden. Paperless unterstützt auch verschiedene Platzhalter, sodass die Ordnerstruktur z. B. nach dem Jahr und Korrespondenten des Dokumentes aufgebaut werden kann.
Eine gute Struktur ist wichtig, falls Paperless mal nicht mehr funktionieren sollte, dann kann einfach direkt in den Ordnern gesucht werden. Wenn die Struktur gut gewählt ist, lassen sich trotzdem die richtigen Dokumente finden.
Benutzerdefinierte Felder
Es können sog. Benutzerdefinierte Felder erstellt werden. Diese bieten die Möglichkeit zusätzliche Informationen zu den Dokumenten in den Metadaten zu speichern. Auch dieses Menü ist wieder unter Verwaltung zu finden.
Um ein neues Feld hinzuzufügen, einfach auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen rechts oben klicken. Daraufhin wird folgendes Menü geöffnet.
Hier kann nun ein Name festgelegt werden sowie ein Datentyp. Je nach Datentyp sieht das Eingabefeld anders aus.
Der Datentyp kann nur beim Erstellen festgelegt werden. Später kann dieser nicht mehr geändert werden.
Das neue benutzerdefinierte Feld wird jedoch nicht einfach allen Dokumenten hinzugefügt. Sondern es ist manuell bei der Bearbeitung eines Dokumentes hinzuzufügen oder mittels eines Arbeitsablaufes.
Erst danach wird es in den Details des Dokumentes angezeigt und kann dort bearbeitet werden.
Arbeitsabläufe
Mit Hilfe von sog. Arbeitsabläufe können z. B. bestimmte Metadaten je nach Bedingung beim Erstellen oder Bearbeiten eines Dokumentes gesetzt werden. Auch können über die Arbeitsabläufe Benutzerdefinierte Felder zu Dokumenten hinzugefügt werden.
Dieses Menü befindet sich ebenfalls in der Verwaltung. In diesem Menü werden alle bestehenden Arbeitsabläufe angezeigt und es können neue hinzugefügt werden.
Wird ein neues Ablauf erstellt, so sind ein Name und die Sortierreihenfolge einzustellen. Die Sortierreihenfolge gibt an, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Arbeitsabläufe durchlaufen werden.
Danach werden ein oder mehrere Auslöser hinzugefügt, welche festlegen, wann der Ablauf gestartet werden soll und bei welchen Dokumenten.
Anschließend sind noch eine oder mehrere Aktionen hinzuzufügen, welche letztlich die Dokumente ändern.
