OpenProject

• Einblick in OpenProject
• Startseite
• Übersicht alle Projekte
• Übersicht alle Aufgaben
• Benachrichtigungen
• E-Mail Erinnerungen
• Gebuchte Zeiten
• Administration
• Administrationsübersicht
• Projektstandards
• Projekte
• Projektübersicht
• Projektkonfiguration
• Besprechungen
• Aufgaben
• Aufgabe erstellen
• Zeiterfassung
• Pro Features
• Baseline (Änderungsübersicht)
• Action Boards
• Teamplaner
• Arbeitspakete teilen
• Design anpassen
• Grafische Darstellungen
• Attribute in Tabellen farblich hervorheben
• Workflows
• Fälligkeits Erinnerungen
• Anpassung Formular Arbeitspaket
• Eigene Felder in Projekten
• Beziehungen als Spalte in Tabellen
• Placeholder Benutzer
• OneDrive/SharePoint
• LDAP Benutzer & Gruppen & SSO

Einblick in OpenProject

Startseite

Eigentlich gibt es 2 verschiedene Startseiten, eine für die Öffentlichkeit (kein Login notwendig) und eine für Benutzer, die sich angemeldet haben.

Öffentliche Startseite

Auf dieser werden alle öffentlichen Projekte angezeigt. Damit ein Projekt öffentlich ist, muss das Projekt vom Projekt Admin extra als öffentlich markiert werden. Dies wird über eine Checkbox in den Einstellungen eines Projekte konfiguriert, standardmäßig sind alle Projekte nicht öffentlich, der Haken muss extra vom Projekt Admin beim Erstellen oder beim Bearbeiten gesetzt werden. Ein Projekt kann auf später veröffentlicht werden und genauso kann die Veröffentlichung auch wieder zurückgezogen werden, dann ist es nicht mehr für Gäste sichtbar.

Von der Startseite aus können die Gäste in die öffentlichen Projekte reingehen und alle Aufgaben und Aktivitäten einsehen. Dabei sind auch die Benutzer sichtbar, wenn dies aus Datenschutzgründen ein Problem darstellt, sollte auf die Veröffentlichung verzichtet werden.

Hier ein Foto vom öffentlichen Projekt Scrum project:

Startseite für Benutzer

Die Startseite für Benutzer ist sehr ähnlich aufgebaut, nur dass diese neben den öffentlichen Projekten auch die Projekte sehen, in denen sie Mitglied sind. Administratoren sehen alle Projekte, unabhängig davon, ob sie Mitglied sind.

Hier ein Foto von der Startseite eines normalen Benutzers:

Übersicht alle Projekte

Um alle Projekte zu sehen, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat, kann von der Startseite aus entweder auf Projekte links in der Menüleiste oder auf Alle Projekte anzeigen geklickt werden.

In dieser Ansicht werden alle Projekte mit Name, Status und ob sie öffentlich sind angezeigt. Über den kleinen Pfeil rechts neben den Projekte kann die Beschreibungen eines Projektes ausgeklappt werden oder über die Option Alle ausklappen die Beschreibungen aller Projekte. Wenn alle Beschreibungen ausgeklappt werden, sieht die Ansicht wie folgt aus.

In der Menüleiste gibt es die Möglichkeit die Projekte schnell zu filtern oder über die etwas unscheinbare Schaltfläche Filter unter dem Titel Aktive Projekte. Dort stehen noch weitere Filter zur Auswahl.

Wird ein solcher angepasster Filter erstellt, kann die neue Ansicht auch gespeichert werden, sodass sie beim nächsten Mal direkt als Schnellfilter mit vorgeschlagen wird. Dazu einfach rechts oben auf die 3 Punkte klicken und Speichern auswählen. Es wird ein Name abgefragt.

Als Beispiel wurde diese Ansicht unter dem Namen Test gespeichert und nach dem Speichern automatisch geladen. Hierbei handelt es sich um eine private Projektliste, die nur für den aktiven Benutzer sichtbar ist.

Übersicht alle Aufgaben

In der Menüleiste auf der Startseite (wenn gerade eine andere Ansicht geöffnet ist, einmal oben auf OpenProject bzw. das Logo klicken) gibt es einen Eintrag Arbeitspakete. Wird dieser angeklickt, öffnet sich eine Übersicht mit allen offenen Aufgaben.

Die Menüleiste hat sich nun verändert, sodass verschiedene Ansichten für die Aufgaben zur Auswahl stehen. Mit einem Klick auf Mir zugewiesen öffnet sich eine Übersicht mit allen Aufgaben, die dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind. Beim Vergleich der beiden Fotos fällt sofort auf, dass die Spalten anders sind. Die Ansichten dienen nicht nur zum Filtern der Aufgaben, sondern sie können auch frei angepasst werden.

Zum Anpassen der Ansichten stehen rechts oben verschiedene Optionen zur Auswahl. Es gibt wieder die Schaltfläche Filter, in diesem Fall sind bereits 2 gesetzt, wie an der kleinen Zahl zu sehen ist. Über die Schaltfläche Enthaltene Projekte können schnell nur relevante Projekte gefiltert werden, dies wäre auch über die Schaltfläche Filter möglich, aber aufwendiger. Dann gibt es rechts noch die 3 Punkte, die nochmal einige weitere Konfigurationsmöglichkeiten.

Wird z. B. die Option Spalten einfügen ausgewählt öffnet sich ein Menü, indem weitere Spalten hinzugefügt oder auch bestehende entfernt werden können.

Wenn eine Ansicht angepasst wurde, kann diese über die 3 Punkte auch gespeichert werden. Hierzu am besten Speichern unter auswählen, um direkt einen eigenen Namen eingeben zu können sowie die Sichtbarkeits-Einstellungen vorzunehmen.

Hier kann z. B. die Ansicht als Öffentlich markiert werden. D. h. alle Projektmitglieder (nicht Gäste!) können diese Ansicht ebenfalls verwenden. Indem Favorisiert angehakt wird, wird diese in der Liste oben unter Favorit angezeigt.

Benachrichtigungen

Bei zugewiesenen Aufgaben oder Aktivitäten an beobachteten Aufgaben werden Benachrichtigungen in OpenProject erzeugt. Die Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen werden oben rechts an der kleinen Glocke angezeigt.

Die Benachrichtigungen sind nicht mit E-Mail Erinnerungen zu verwechseln. Diese sind separat einzustellen, denn es werden nur Erwähnungen mit @ sofort per Mail verschickt. Alle anderen Benachrichtigungen werden als zusammengefasste Mail verschickt, sofern diese noch ungelesen sind, siehe hierzu: E-Mail Erinnerungen

Wird auf die Glocke geklickt, öffnet sich eine Übersicht mit allen noch ungelesenen Benachrichtigungen. Dabei werden Benachrichtigungen zu einer Aufgabe zusammengeführt. Auf der Linken Seite gibt es ein Menü, über das z. B. gezielt nach Projekten oder Zuweisungen usw. gefiltert werden kann. Dadurch geht die Übersicht auch bei vielen Änderungen nicht verloren.

Wird nun eine Benachrichtigung angeklickt, so werden die Details des Objektes in der Seitenansicht dargestellt, das Fenster wird hierzu geteilt.

Es wird standardmäßg der Reiter mit den Aktivitäten geöffnet, in diesem Fall das Erstellen der Aufgabe durch Fleißige Biene. Nun kann in dieser Seitenansicht gearbeitet werden oder durch einen Klick auf die beiden diagonalen Pfeile rechts oben neben dem X zum Schließen der Seitenansicht kann die Aufgabe maximiert geöffnet werden. Außerdem muss die Nachricht explizit als gelesen markiert werdne, damit diese aus dem Feed verschwindet. Dazu kann einfach der kleine Brief neben der Aufgabe angeklickt werden oder es können alle gerade sichtbaren Benachrichtigungen als gelesen markiert werden, indem auf die Schaltfläche Alles als gelesen markieren geklickt wird.

E-Mail Erinnerungen

Eine Benachrichtigung in OpenProject führt nicht unweigerlich zu einer Mail. Sondern nur Kommentare in denen jemand mit einem @ erwähnt wird, werden sofort an diesen per Mail zugesandt. Alle anderen Nachrichten werden in zusammengefassten Berichten als Mail gesendet. Der Zeitpunkt zum Versenden dieser Erinnerungen kann in den persönlichen Einstellungen konfiguriert werden.

Gebuchte Zeiten

Über alle Projekte hinweg kann ein Bericht über die gebuchten Zeiten erstellt werden. Dabei können verschiedene Gruppierungen, Spalten und Filter gewählt werden, wenn z. B. nur bestimmte Projekte oder Personen betrachtet werden sollen.

Im folgenden Bericht werden z. B. alle Zeitbuchungen von Heute angezeigt. Als Spalten wurden die Bearbeiter angegeben werden, also Zeilen die Projekte sowie darunter die Arbeitspakete.

So kann auf einen Blick eingesehen werden, wie viele Stunden heute von wem und bei was aufgewendet wurden. Natürlich können noch diverse andere Felder aus den Projekten und Arbeitspaketen mit einbezogen werden, um passende Berichte zu erstellen.

Außerdem können je Projekt eigene Kostenauswertungen erstellt und auch als Ansicht gespeichert werden. Hierbei ist es sogar möglich Unterprojekte mit einzubeziehen, sodass aus dem Hauptprojekt heraus auch die Zeiten in den Unterprojekten betrachtet werden können, ohne diese extra angeben zu müssen.

Administration

Administrationsübersicht

OpenProject bietet diverse Einstellungsmöglichkeiten in der Administration an.

Auf dieser Seite hierzu ein Screenshot von der Übersichtseite der Administration, um die Vielzahl an Einstellungen kurz zu zeigen. Jedes Menü bietet diverse Konfigurationsmöglichkeiten.

Projektstandards

OpenProject erlaubt das Anpassen einiger Standards für neue Projekte.

Folgende Einstellungen lassen sich für neue Projekte standardmäßig einstellen (beim Erstellen des Projektes können diese angepasst werden, sofern der Ersteller z. B. andere Module nutzen möchte):

• standardmäßig öffentlich
• bestimmte Module aktivieren oder deaktivieren
• Rolle des Erstellers des Projektes

Im selben Menü lassen sich auch noch ein paar Einstellungen für die Sicht Übersicht alle Projekte vornehmen.

Projekte

Projektübersicht

Wenn ein Projekt geöffnet wird, wird eine anpassbare Projektübersicht angezeigt. Das Menü links wird auf das aktuelle Projekt angepasst, je nachdem, welche Module im Projekt aktiviert sind, kann das Menü bei jedem Projekt anders aussehen. In der Mitte werden nun die vom Projekt Admin festgelegten Informationen angezeigt. Diese werden in Kacheln angezeigt, die je nach Inhalt auch wachsen, wenn z. B. weitere Aufgaben hinzukommen, wird die Kachel für die Arbeitspakete länger.

Über das Plus-Zeichen rechts oben unter dem Logo des angemeldeten Benutzers kann in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Dann werden um die bereits vorhandenen Kacheln Plus-Zeichen angezeigt. Wird ein solches angeklickt, öffnet sich ein Menü, in dem der Inhalt ausgewählt werden kann, der dargestellt werden soll.

Die Inhaltsvorschläge können auch mehrfach eingebunden werden. Im folgenden Beispiel wurde noch eine Arbeitspaket-Tabelle hinzugefügt, die erstmal als Standard Template eingefügt wird. Dieses kann nun über die 3 Punkte in dem sog. WIdget angepasst werden (diese werden erst sichtbar, wenn der Mauszeiger über das Widget bewegt wird).

So lassen sich z. B. eine Gantt Ansicht aktivieren, Aufgaben/Phasen/Meilensteine/... filtern, Spalten anpassen, Aufgaben gruppieren, sortieren usw.

Die Einstellungen werden immer direkt gespeichert. Der Bearbeitungsmodus lässt sich beenden, indem das Plus-Zeichen rechts oben unter dem Profil nochmals angeklickt wird.

Projektkonfiguration

Jedes Projekt kann individuell angepasst werden. Es lassen sich z. B. Module und Arbeitspaket-Typen aktivieren und deaktivieren. Dazu einfach das Projekt auswählen und in der Menüleiste auf Projektkonfiguration klicken.

In dem Menü lassen sich nun diverse Einstellungen für dieses Projekt anpassen.

Module

In dem Reiter Module kann ausgewählt werden, welche Module wie z. B. die Zeiterfassung, in dem Projekt verwendet werden können. Wird ein Modul deaktiviert, wird es im Menü nicht mehr angezeigt. Genauso kann es einfach wieder aktiviert werden, damit es wieder im Menü verfügbar ist.

Arbeitspaket-Typen

In diesem Reiter lassen sich die verfügbaren Arbeitspaket-Typen aktivieren und deaktivieren. Wenn z. B. Mini-Projekte erstellt werden, die schlank gehalten werden sollen, so können z. B. alle Typen bis auf Tasks deaktiviert werden. Dann können die Projektmitglieder nur Aufgaben vom Typ Task erstellen. Dadurch wird letztlich auch festgelegt, ob z. B. nach der SCRUM Methode gearbeitet werden soll oder eben nicht.

Arbeitspaket-Kategorien

In diesem Reiter können Kategorien für Arbeitspakete definiert werden. Standardmäßig ist die Liste leer, es gibt also keine Kategorien. Diese müssen manuell erstellt werden. Hierbei kann ein Name vergeben werden und optional auch eine automatische Zuweisung erfolgen. Neben der automatischen Zuweisung können die Kategorien für Übersichten und Kosten- sowie Zeitauswertungen verwendet werden, um die Aufgaben nach Kategorien zu gruppieren oder zu filtern.

 

Aktivitäten für Zeiterfassung

In diesem Reiter können die verfügbaren Aktivitäten für die Zeiterfassung ausgewählt werden. Standardmäßig sind alle verfügbar, jedoch kann es ggf. sinnvoll sein, diese zu reduzieren. Dann können die Benutzer bei den Buchungen der Zeiten nur noch die ausgewählten Aktivitäten bei der Zeiterfassung auswählen.

Besprechungen

Mit dem Modul Besprechungen können innerhalb eines Projektes, wie der Name schon sagt, Besprechungen verwaltet werden. Damit können den Projekten die zugehörigen Meetings mit Agenda, Teilnehmern und Protokoll hinterlegt werden. Es unterstützt nicht nur bei der nachträglichen Protokollierung, sondern bereits die Planung von Meetings kann in diesem Modul erfolgen. Um eine Besprechung in einem Projekt zu erstellen, wird das gewünschte Projekt aufgerufen und in der Menüleiste Besprechungen ausgewählt. Danach kann mit + Besprechung eine neue Besprechung erstellt werden, was im folgenden Screenshot zu sehen ist.

OpenProject bietet nun 2 verschiedene Typen an, die dynamische und die klassische Besprechung. Beide werden folgend einmal kurz vorgestellt und gezeigt. Für beide Typen gilt es zuerst das oben gezeigte Formular auszufüllen, anschließend wird durch Anlegen die Besprechung erstellt und es wird das jeweilige Formular angezeigt.

Der Besprechungstyp muss am Anfang festgelegt werden und lässt sich nachträglich nicht mehr verändern.

Dynamische Besprechung

Bei diesem Typ wird nicht einfach eine Agenda in einem Freitextfeld niedergeschrieben, sondern es einzelne Blöcke erstellt. Hierbei werden 2 verschiedene Blockarten unterschieden: Tagesordnungspunkt und Arbeitspaket

Tagesordnungspunkt

 Damit wird ein frei gestaltbares Element hinzugefügt, welches mindestens einen Titel erhalten muss. Die Angabe der Dauer und Notizen sind optional. In dem Textfeld können allerlei Formatierungen angewendet werden inklusive Codeblöcken, Links und sog. Makros. Ein Makro kann z. B. Aufgabenpakete auflisten, dies wird im Beispiel am Ende dieser Seite gezeigt (der letzte Ordnungspunkt).

Arbeitspaket

 Damit wird ein ähnliches Formular geöffnet, das aber über ein Auswahlfeld für Arbeitspakete verfügt. Hierdurch lässt sich ein Arbeitspaket auswählen, über das in dem Meeting gesprochen werden soll. Auch hier können optional Dauer und Notizen hinzugefügt werden.

 Im folgenden Beispiel wurden folgende Elemente erstellt:

1. Ein Ordnungspunkt
2. Ein Arbeitspaket
3. Noch ein Arbeitspaket (aber hinzugefügt von Biene Maja)
   
4. Ein Ordnungspunkt (mit Makro, das alle noch offenen Aufgaben in dem Projekt darstellt, der Filter kann beliebig angepasst werden)
   

Zu jedem Punkt wurde noch jeweils eine Notiz hinzugefügt und eine Zeit geplant. Wie zu sehen ist, können auch später noch Punkte zur Agenda hinzugefügt werden, wobei auch der Ersteller angezeigt wird. Außerdem hilft die Eingabe von Zeiten bei den einzelnen Punkten, dass die Gesamtzeit des Meetings geprüft wird. In diesem Fall soll das Meeting 1h dauern, aber einige Zeiten sind rot markiert und in den Besprechungsdetails ist sofort ersichtlich, dass 15 min mehr benötigt werden (Summe der einzelnen Punkte). Die einzelnen Ordnungspunkte und Arbeitspakete können beliebig mittels Drag&Drop in dieser Besprechung verschoben werden.

Klassische Besprechung

Im Gegensatz zur dynamischen Besprechung gibt es hier nur ein Textfeld, welches versioniert ist. Die selbe Besprechung schaut hier ganz anders aus und ist auch schwieriger einzugeben, da die einzeln verwiesenen Aufgaben manuell als Link hineinkopiert wurden (keine einfache Auswahl wie bei den Arbeitspaketen in der dynamischen).

Über die Schaltfläche Historie können die Veränderungen an der Agenda eingesehen werden. (über die Nummer am Anfang der Tabelle kann die damalige Version angeschaut werden)

Um das Protokoll schreiben zu können, muss die Agenda erst geschlossen werden. Anschließend wird ein Textfeld für das Protokoll freigeschaltet.

Danach wird eine Kopie der Agenda in das Protokoll kopiert und lässt sich über die Bearbeiten Schaltfläche wie die Agenda vorher bearbeiten. Für das Protokoll gibt es eine separate Historie.

 

Aufgaben

Aufgabe erstellen

Alle Aufgaben sind projektbezogen, d. h. jede Aufgabe muss einem Projekt zugewiesen werden. Eine neue Aufgabe kann aus jeder Ansicht heraus erstellt werden, indem links oben auf das grün hinterlegte Pluszeichen geklickt wird.

Dadurch wird ein Menü geöffnet, mit dem ein neues Projekt, eine neue Aufgabe, ein Meilenstein usw. erstellt werden können. In diesem Fall ist noch kein Projekt geöffnet, sondern das Menü wurde auf der Startseite angeklickt, was an dem Text Projekt auswählen zu erkennen ist. Dadurch stehen auch alle möglichen Objekte zum Erstellen zur Auswahl. Wenn ein Projekt geöffnet ist, werden ggf. weniger Objekte angezeigt, sofern nicht alle in den Projekteinstellungen aktiviert sind.

Im folgenden Beispiel wird das selbe Menü im Projekt Docker Cheat Sheet geöffnet.

Hier werden weniger Objekte vorgeschlagen, da Epic, User Story und Bug nicht im Projekt aktiviert wurden. Als nächstes wird auf Task geklickt, um eine Aufgabe zu erstellen.

Nun kann die Aufgabe mit Inhalten gefüllt werden. Bei der Beschreibung können allerlei Formatierungen angewendet werden. Auch Bilder lassen sich problemlos einfügen, Code mit Angabe der Sprache für korrektes Highlighting, Tabellen, Listen usw.

Die anderen Felder dürften soweit selbst erklärend sein. Sobald auf erstellen geklickt wird, bekommt der Zugewiesene eine Benachrichtigung.

Nach dem Erstellen wird die soeben erstellte Aufgabe nochmal angezeigt. Rechts wird ein kleines Fenster angezeigt, in dem weitere zusätzliche Informationen wie Aktivitäten dargestellt werden. Auch die Beobachter der Aufgabe (bekommen bei Änderungen eine Benachrichtigung). Dort ist bereits eine kleine 1 zu sehen, da der Ersteller standardmäßig als Beobachter hinzugefügt wird.

Zeiterfassung

Die Zeit für Aufgaben lässt sich auf 2 Wegen eintragen: manuell durch eine Buchung oder mittels Zähler.

Für eine manuelle Buchung wird auf die kleine Uhr neben der Aufgewendeten Zeit geklickt.

Für das Starten eines Zählers wird oben rechts auf die kleine Uhr neben dem Teilen Button geklickt.

Manuelle Buchung

Nachdem die Uhr angeklickt wurde, öffnet sich ein Pop-Up, in welchem der Benutzer auf den aktuellen Benutzer vorbelegt ist. Weiterhin sind das Datum mit Heute und Stunden mit 1h sowie die Aktivität mit der 1. Auswahlmöglichkeit vorausgewählt. Diese können nun angepasst werden, der Kommentar ist optional.

Nach einem Klick auf Speichern wird die Zeit zu der bisherigen Zeit hinzu addiert.

Buchung mit Zähler

Wird hingegen auf den Zähler rechts oben geklickt, so startet nach wenigen Sekunden der Zähler und bleibt so lange aktiv, bis auf die Zeitangabe geklickt wird.

Die Besonderheit an dem Zähler ist, das der Benutzer nun problemlos in OpenProject andere Menüs öffnen kann, durch die kleine rote Uhr neben dem Benutzerprofil (Icon FB) ist jederzeit ersichtlich, dass die Zeit noch getrackt wird. Sobald auf das eigene Profil geklickt wird, wird die Aufgabe mit der Zeiterfassung angezeigt.

Wird nun auf die Zeit geklickt oder über das eigene Profil die der Text Anhalten, so öffnet sich das bekannte Fenster zum Erfassen der Zeit, nur dass diesmal die vergangene Zeit bereits passend gefüllt ist.

Hier können die Daten auch wieder angepasst werden, z. B. wenn doch in eine andere Aufgabe gewechselt wurde, kann die erfasste Zeit auch auf eine andere Aufgabe gebucht werden, indem das Arbeitspakete geändert wird.

Pro Features

Baseline (Änderungsübersicht)

Mit der Schaltfläche Baseline können z. B. in der Ansicht der Arbeitspakete die Änderungen an diesen angezeigt werden. In der Tabelle mit den Arbeitspaketen können die Spalten ausgewählt werden, die angezeigt werden sollen. Mit der Baseline wird dann definiert, welche Änderungen zusätzlich an den Feldern hervorgehoben werden sollen. So lassen sich z. B. alle Änderungen der letzten Woche oder des letzten Monats anzeigen. Auf einen Blick können Arbeitspakete identifiziert werden, die nur geschoben wurden.

Action Boards

In der Community Version ist das Modul Boards komplett manuell und bietet keine Logik. Die Action Boards sind dynamisch und können z. B. alle Aufgaben nach ihrem Status oder Bearbeitern oder Versionen in einzelnen Buckets darstellen. Außerdem werden die Felder durch das Verschieben der Aufgaben zwischen den Buckets automatisch geändert (z. B. Status von New in Closed verschieben, dann wird die Aufgabe direkt geschlossen). Bei allen Boards gibt es zusätzlich noch die Möglichkeit rechts oben einen Filter zu aktivieren, um z. B. alle abgeschlossenen Aufgaben auszublenden.

Dokumentation von OpenProject: https://www.openproject.org/docs/user-guide/agile-boards/#choose-between-board-types 

Alle Boards lassen sich z. B. mit Filtern und einem Titel versehen. Außerdem können diese wie alle anderen Sichten unter einem eigenen Namen persönlich oder öffentlich gespeichert werden. So lassen sich je nach Board eigene Boards anlegen.

Es stehen die folgenden Boards zur Auswahl:

Status

Der Klassiker, die Aufgaben/Meilensteine/Phasen/... werden je nach Status in einzelnen Buckets dargestellt. So ist auf einem Blick direkt ersichtlich, welches Arbeitspaket neu, in Bearbeitung, zurückgestellt, abgeschlossen, ... ist. Wird ein Arbeitspaket zwischen den Buckets verschoben, wird automatisch der Status geändert. Auf diese Weise lassen sich z. B. schnell mehrere Aufgaben wieder auf Neu setzen oder freigeben (wenn es einen Status freigegeben gibt).

Zugewiesen an

Die Aufgabenpakete können auch nach ihren Bearbeiten gruppiert werden. Jeder Bucket stellt einen Bearbeiter mit all seinen Aufgaben in diesem Projekt dar. Wird z. B. der Bug von Mona Musterfrau mittels Drag&Drop nach Jan Keppler verschoben, so wird der Bug automatisch an Jan zugewiesen.

Version

Sofern das Modul für die Versionen aktiviert ist und auch Versionen angelegt wurden, kann das Version Board verwendet werden. Die Versionen können beliebig benannt werden, so lässt sich z. B. SCRUM implementieren und mit Sprints arbeiten. Mit dem Board lassen sich die Arbeitspakete dann einfach zwischen den Buckets verschieben, um die Planung schnell und übersichtlich zu erledigen. Dank dieser Action Boards führt das Verschieben dann auch direkt zu einer Änderung der Arbeitspakete, sodass in diesen auch die Version direkt angepasst wird.

Unterprojekt

Sofern einem Projekt noch Unterprojekte zugeordnet sind, können auch diese als Buckets in einem Action Board angezeigt werden. Dadurch lassen sich die Arbeitspakete sogar zwischen den Unterprojekten verschieben.

Eltern-Kind Beziehung

Arbeitspakete können ineinander verschachtelt werden. Z. B. kann eine Phase mehrere Task beinhalten oder auch eine Task mehrere andere Task beinhalten. Diese Eltern-Kind Beziehungen können ebenfalls in Buckets abgebildet werden. Dadurch können z. B. Phasen übersichtlich geplant werden. Wenn sich z. B. die Implementierung der Berechtigungen verzögert, der Prototyp A (Phase) aber schon raus soll, dann könnte das Arbeitspaket Berechtigungen einfach in die Phase Prototyp B verschoben werden. Daraufhin würde die Beziehung geändert und die Phasen sowie Aufgaben werden aktualisiert.

Teamplaner

Dieser Planer ist ein eigenes Modul, welches je Projekt aktiviert werden kann. Es zeigt eine Kalenderansicht, bei der jedes Teammitglied eine eigene Zeile erhält, sodass die zugewiesenen Aufgaben übersichtlich dargestellt werden. Standardmäßig sind die Aufgaben natürlich auf das gewählte Projekt gefiltern, aber dieser Filter lässt sich herausnehmen, sodass eine Planung über alle Projekte hinweg vorgenommen werden kann. Mit diesem Planer lässt sich also gut prüfen, an wie vielen Projekten bzw. verschiedenen Aufgaben jemand gerade oder diese Woche oder demnächst arbeitet. Natürlich können die Aufgaben auch einfach zwischen den MItarbeitern verschoben werden, um die Zuweisung zu ändern. Auch Status und Start- bzw. Enddatum lassen sich in diesem Planer einfach anpassen.

Arbeitspakete teilen

Arbeitspakete lassen sich mit Benutzern teilen, die nicht Mitglied des Projektes sind. Diesen Benutzern lassen sich neben reinen Leserechten auch Schreibrechte zuteilen, sodass sie die Aufgabe nicht nur sehen sondern auch Ändern können. Dabei erhalten sie nur auf die Aufgabe Zugriff und können nicht auf das Projekt zugreifen.

Bei jeder freigegebenen Aufgabe wird auch die Anzahl der Freigaben angezeigt.

Dabei haben die Projektmitglieder jederzeit die Möglichkeit die freigegebenen Arbeitspakete einzusehen und auch wieder zu entziehen.

Design anpassen

Theme, Farben, Logo können angepasst werden.

https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/design/

Grafische Darstellungen

In den Projekten können Widgets mit z. B. Kuchendiagrammen und anderen grafischen Elementen hinzugefügt werden.

https://www.openproject.org/docs/user-guide/project-overview/#work-package-graph-widgets-enterprise-add-on 

Attribute in Tabellen farblich hervorheben

Um Prioritäten, Status und Enddatum in einer Tabelle besser unterscheiden zu können, bieten die kostenpflichtigen Versionen farbliche Hervorhebungen. Die Farben können selbst konfiguriert werden.

Priorität und Status können sogar dazu genutzt werden, um ganze Zeilen einzufärben, statt nur ihre Texte/Symbole.

Workflows

Mit Hilfe von selbst definierbaren Workflows können mehrere Aktionen zusammengefasst werden. Wenn ein Workflow erstellt wird, so kann dieser als Button in einem Arbeitspaket angezeigt werden. Dabei können auch Bedingungen für die Anzeige festgelegt werden (z. B. Status ist nicht abgeschlossen und nicht zugewiesen). Dann würde der Button Arbeitspakete übernehmen angezeigt, welcher automatisch den aktuellen Benutzer als Bearbeiter setzt und das Paket auf heute terminiert sowie den Status auf in Bearbeitung ändert.

Fälligkeits Erinnerungen

Sendet eine E-Mail mit allen bald fälligen oder überfälligen Arbeitspaketen.

Für überfällige Arbeitspakete kann sogar festgelegt werden, ob alle X Tage eine erneute Erinnerung erfolgen soll.

Anpassung Formular Arbeitspaket

Das Formular für das Arbeitspaket kann angepasst werden. Es lassen sich bestehende Gruppen ändern oder neue hinzufügen oder löschen. Die einzelnen Attribute der Arbeitspakete können frei in die Gruppen einsortiert werden.

Es lassen sich individuelle Formulare je Arbeitspaket Typ festlegen, d. h. ein Meilenstein kann ein anderes Formular haben als eine Aufgabe oder ein Bug.

https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/manage-work-packages/work-package-types/#work-package-form-configuration-enterprise-add-on 

Eigene Felder in Projekten

Nicht nur Arbeitspaketen lassen sich eigene Felder hinzufügen, sondern auch in Projekten können eigene Textfelder, Zahlen oder Auswahllisten hinzugefügt werden.

Dabei kann neben dem Typ auch festgelegt werden, ob es erforderlich, sichtbar und/oder suchbar sein soll.

Beziehungen als Spalte in Tabellen

Zwar können in der Community Version bereits Beziehungen definiert und auch angezeigt werden, aber nur in den Bezahlversionen lassen sich diese auch in Tabellen als Spalten anzeigen.

Placeholder Benutzer

Dummy Benutzer, um z. B. auch externe Dienstleister in Arbeitspaketen/Projekten darstellen zu können. Diese Placeholder können wie Benutzer zugewiesen und auch getrackt werden. Jedoch ist mit diesen kein Login möglich. Außerdem sind die Placeholder sehr hilfreich für Projektvorlagen, da diese dann einfach durch die passenden Verantwortlichen ersetzt werden können.

https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/users-permissions/placeholder-users/ 

https://www.openproject.org/blog/openproject-11-2-release/ 

Placeholder Benutzer benötigen keine Lizenz. Es können mit einer kostenpflichtigen Lizenz beliebig viele Placeholder erstellt werden.

OneDrive/SharePoint

Mit diesem Plugin können Dateien und Ordner aus OneDrive/SharePoint mit Arbeitspaketen in OpenProject verlinkt werden. Über den Reiter Dateien in einem Arbeitspaket lassen sich dann die verlinkten Dateien/Ordner ansehen, öffnen und herunterladen.

https://www.openproject.org/docs/user-guide/file-management/one-drive-integration/ 

LDAP Benutzer & Gruppen & SSO

Nur mit den Bezahlversionen lassen sich automatisch Benutzer und Gruppen aus dem LDAP bzw. Active Directory synchronisieren. Dazu gehört auch Single sign-on, dies ist ebenfalls nicht in der Community Version enthalten.

Damit lassen sich z. B. automatisch Mitglieder bestimmter AD-Gruppen bestimmten Gruppen in OpenProject zuordnen. Wodurch diesen bestimmte Rechte gewährt werden, ohne dafür nochmals in OpenProject jeden Nutzer auszuwählen.

https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/authentication/ldap-authentication/ldap-group-synchronization/ 

https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/authentication/ldap-authentication/ 

Gruppen lassen sich auch als Projektmitglieder hinzufügen, sodass auch neue Kollegen automatisch auf alle bestehenden Projekte Zugriff erhalten, sobald sie einer Gruppe angehören, die in den Projekten als Mitglied eingestellt ist.