Pro Features
Die Community Version bietet alles, was in den anderen Kapiteln dieses Buches vorgestellt wird. Die Funktionen sind für das Bearbeiten von kleinen und großen Projekten völlig ausreichend. Jedoch bieten die Pro-Features noch einen zusätzlichen Komfort. bzw. einige Vereinfachung und verbessern nochmals die Übersicht. Es gibt mehrere sog. Pläne, wobei selbst der günstigste (5.95€ pro Benutzer pro Monat) schon alle Features mit sich bringt, der Mehrwert der anderen sind zusätzlicher Support und die Corporate bringt noch Custom Plugin Support.
- Baseline (Änderungsübersicht)
- Action Boards
- Teamplaner
- Arbeitspakete teilen
- Design anpassen
- Grafische Darstellungen
- Attribute in Tabellen farblich hervorheben
- Workflows
- Fälligkeits Erinnerungen
- Anpassung Formular Arbeitspaket
- Eigene Felder in Projekten
- Beziehungen als Spalte in Tabellen
- Placeholder Benutzer
- OneDrive/SharePoint
- LDAP Benutzer & Gruppen & SSO
Baseline (Änderungsübersicht)
Mit der Schaltfläche Baseline können z. B. in der Ansicht der Arbeitspakete die Änderungen an diesen angezeigt werden. In der Tabelle mit den Arbeitspaketen können die Spalten ausgewählt werden, die angezeigt werden sollen. Mit der Baseline wird dann definiert, welche Änderungen zusätzlich an den Feldern hervorgehoben werden sollen. So lassen sich z. B. alle Änderungen der letzten Woche oder des letzten Monats anzeigen. Auf einen Blick können Arbeitspakete identifiziert werden, die nur geschoben wurden.
Action Boards
In der Community Version ist das Modul Boards komplett manuell und bietet keine Logik. Die Action Boards sind dynamisch und können z. B. alle Aufgaben nach ihrem Status oder Bearbeitern oder Versionen in einzelnen Buckets darstellen. Außerdem werden die Felder durch das Verschieben der Aufgaben zwischen den Buckets automatisch geändert (z. B. Status von New in Closed verschieben, dann wird die Aufgabe direkt geschlossen). Bei allen Boards gibt es zusätzlich noch die Möglichkeit rechts oben einen Filter zu aktivieren, um z. B. alle abgeschlossenen Aufgaben auszublenden.
Dokumentation von OpenProject: https://www.openproject.org/docs/user-guide/agile-boards/#choose-between-board-types
Alle Boards lassen sich z. B. mit Filtern und einem Titel versehen. Außerdem können diese wie alle anderen Sichten unter einem eigenen Namen persönlich oder öffentlich gespeichert werden. So lassen sich je nach Board eigene Boards anlegen.
Es stehen die folgenden Boards zur Auswahl:
Status
Der Klassiker, die Aufgaben/Meilensteine/Phasen/... werden je nach Status in einzelnen Buckets dargestellt. So ist auf einem Blick direkt ersichtlich, welches Arbeitspaket neu, in Bearbeitung, zurückgestellt, abgeschlossen, ... ist. Wird ein Arbeitspaket zwischen den Buckets verschoben, wird automatisch der Status geändert. Auf diese Weise lassen sich z. B. schnell mehrere Aufgaben wieder auf Neu setzen oder freigeben (wenn es einen Status freigegeben gibt).
Zugewiesen an
Die Aufgabenpakete können auch nach ihren Bearbeiten gruppiert werden. Jeder Bucket stellt einen Bearbeiter mit all seinen Aufgaben in diesem Projekt dar. Wird z. B. der Bug von Mona Musterfrau mittels Drag&Drop nach Jan Keppler verschoben, so wird der Bug automatisch an Jan zugewiesen.
Version
Sofern das Modul für die Versionen aktiviert ist und auch Versionen angelegt wurden, kann das Version Board verwendet werden. Die Versionen können beliebig benannt werden, so lässt sich z. B. SCRUM implementieren und mit Sprints arbeiten. Mit dem Board lassen sich die Arbeitspakete dann einfach zwischen den Buckets verschieben, um die Planung schnell und übersichtlich zu erledigen. Dank dieser Action Boards führt das Verschieben dann auch direkt zu einer Änderung der Arbeitspakete, sodass in diesen auch die Version direkt angepasst wird.
Unterprojekt
Sofern einem Projekt noch Unterprojekte zugeordnet sind, können auch diese als Buckets in einem Action Board angezeigt werden. Dadurch lassen sich die Arbeitspakete sogar zwischen den Unterprojekten verschieben.
Eltern-Kind Beziehung
Arbeitspakete können ineinander verschachtelt werden. Z. B. kann eine Phase mehrere Task beinhalten oder auch eine Task mehrere andere Task beinhalten. Diese Eltern-Kind Beziehungen können ebenfalls in Buckets abgebildet werden. Dadurch können z. B. Phasen übersichtlich geplant werden. Wenn sich z. B. die Implementierung der Berechtigungen verzögert, der Prototyp A (Phase) aber schon raus soll, dann könnte das Arbeitspaket Berechtigungen einfach in die Phase Prototyp B verschoben werden. Daraufhin würde die Beziehung geändert und die Phasen sowie Aufgaben werden aktualisiert.
Teamplaner
Dieser Planer ist ein eigenes Modul, welches je Projekt aktiviert werden kann. Es zeigt eine Kalenderansicht, bei der jedes Teammitglied eine eigene Zeile erhält, sodass die zugewiesenen Aufgaben übersichtlich dargestellt werden. Standardmäßig sind die Aufgaben natürlich auf das gewählte Projekt gefiltern, aber dieser Filter lässt sich herausnehmen, sodass eine Planung über alle Projekte hinweg vorgenommen werden kann. Mit diesem Planer lässt sich also gut prüfen, an wie vielen Projekten bzw. verschiedenen Aufgaben jemand gerade oder diese Woche oder demnächst arbeitet. Natürlich können die Aufgaben auch einfach zwischen den MItarbeitern verschoben werden, um die Zuweisung zu ändern. Auch Status und Start- bzw. Enddatum lassen sich in diesem Planer einfach anpassen.
Arbeitspakete teilen
Arbeitspakete lassen sich mit Benutzern teilen, die nicht Mitglied des Projektes sind. Diesen Benutzern lassen sich neben reinen Leserechten auch Schreibrechte zuteilen, sodass sie die Aufgabe nicht nur sehen sondern auch Ändern können. Dabei erhalten sie nur auf die Aufgabe Zugriff und können nicht auf das Projekt zugreifen.
Bei jeder freigegebenen Aufgabe wird auch die Anzahl der Freigaben angezeigt.
Dabei haben die Projektmitglieder jederzeit die Möglichkeit die freigegebenen Arbeitspakete einzusehen und auch wieder zu entziehen.
Design anpassen
Theme, Farben, Logo können angepasst werden.
https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/design/
Grafische Darstellungen
In den Projekten können Widgets mit z. B. Kuchendiagrammen und anderen grafischen Elementen hinzugefügt werden.
Attribute in Tabellen farblich hervorheben
Um Prioritäten, Status und Enddatum in einer Tabelle besser unterscheiden zu können, bieten die kostenpflichtigen Versionen farbliche Hervorhebungen. Die Farben können selbst konfiguriert werden.
Priorität und Status können sogar dazu genutzt werden, um ganze Zeilen einzufärben, statt nur ihre Texte/Symbole.
Workflows
Mit Hilfe von selbst definierbaren Workflows können mehrere Aktionen zusammengefasst werden. Wenn ein Workflow erstellt wird, so kann dieser als Button in einem Arbeitspaket angezeigt werden. Dabei können auch Bedingungen für die Anzeige festgelegt werden (z. B. Status ist nicht abgeschlossen und nicht zugewiesen). Dann würde der Button Arbeitspakete übernehmen angezeigt, welcher automatisch den aktuellen Benutzer als Bearbeiter setzt und das Paket auf heute terminiert sowie den Status auf in Bearbeitung ändert.
Fälligkeits Erinnerungen
Sendet eine E-Mail mit allen bald fälligen oder überfälligen Arbeitspaketen.
Für überfällige Arbeitspakete kann sogar festgelegt werden, ob alle X Tage eine erneute Erinnerung erfolgen soll.
Anpassung Formular Arbeitspaket
Das Formular für das Arbeitspaket kann angepasst werden. Es lassen sich bestehende Gruppen ändern oder neue hinzufügen oder löschen. Die einzelnen Attribute der Arbeitspakete können frei in die Gruppen einsortiert werden.
Es lassen sich individuelle Formulare je Arbeitspaket Typ festlegen, d. h. ein Meilenstein kann ein anderes Formular haben als eine Aufgabe oder ein Bug.
Eigene Felder in Projekten
Nicht nur Arbeitspaketen lassen sich eigene Felder hinzufügen, sondern auch in Projekten können eigene Textfelder, Zahlen oder Auswahllisten hinzugefügt werden.
Dabei kann neben dem Typ auch festgelegt werden, ob es erforderlich, sichtbar und/oder suchbar sein soll.
Beziehungen als Spalte in Tabellen
Zwar können in der Community Version bereits Beziehungen definiert und auch angezeigt werden, aber nur in den Bezahlversionen lassen sich diese auch in Tabellen als Spalten anzeigen.
Placeholder Benutzer
Dummy Benutzer, um z. B. auch externe Dienstleister in Arbeitspaketen/Projekten darstellen zu können. Diese Placeholder können wie Benutzer zugewiesen und auch getrackt werden. Jedoch ist mit diesen kein Login möglich. Außerdem sind die Placeholder sehr hilfreich für Projektvorlagen, da diese dann einfach durch die passenden Verantwortlichen ersetzt werden können.
https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/users-permissions/placeholder-users/
https://www.openproject.org/blog/openproject-11-2-release/
Placeholder Benutzer benötigen keine Lizenz. Es können mit einer kostenpflichtigen Lizenz beliebig viele Placeholder erstellt werden.
OneDrive/SharePoint
Mit diesem Plugin können Dateien und Ordner aus OneDrive/SharePoint mit Arbeitspaketen in OpenProject verlinkt werden. Über den Reiter Dateien in einem Arbeitspaket lassen sich dann die verlinkten Dateien/Ordner ansehen, öffnen und herunterladen.
https://www.openproject.org/docs/user-guide/file-management/one-drive-integration/
LDAP Benutzer & Gruppen & SSO
Nur mit den Bezahlversionen lassen sich automatisch Benutzer und Gruppen aus dem LDAP bzw. Active Directory synchronisieren. Dazu gehört auch Single sign-on, dies ist ebenfalls nicht in der Community Version enthalten.
Damit lassen sich z. B. automatisch Mitglieder bestimmter AD-Gruppen bestimmten Gruppen in OpenProject zuordnen. Wodurch diesen bestimmte Rechte gewährt werden, ohne dafür nochmals in OpenProject jeden Nutzer auszuwählen.
https://www.openproject.org/docs/system-admin-guide/authentication/ldap-authentication/
Gruppen lassen sich auch als Projektmitglieder hinzufügen, sodass auch neue Kollegen automatisch auf alle bestehenden Projekte Zugriff erhalten, sobald sie einer Gruppe angehören, die in den Projekten als Mitglied eingestellt ist.
