Einblick in OpenProject

• Startseite
• Übersicht alle Projekte
• Übersicht alle Aufgaben
• Benachrichtigungen
• E-Mail Erinnerungen
• Gebuchte Zeiten

Startseite

Eigentlich gibt es 2 verschiedene Startseiten, eine für die Öffentlichkeit (kein Login notwendig) und eine für Benutzer, die sich angemeldet haben.

Öffentliche Startseite

Auf dieser werden alle öffentlichen Projekte angezeigt. Damit ein Projekt öffentlich ist, muss das Projekt vom Projekt Admin extra als öffentlich markiert werden. Dies wird über eine Checkbox in den Einstellungen eines Projekte konfiguriert, standardmäßig sind alle Projekte nicht öffentlich, der Haken muss extra vom Projekt Admin beim Erstellen oder beim Bearbeiten gesetzt werden. Ein Projekt kann auf später veröffentlicht werden und genauso kann die Veröffentlichung auch wieder zurückgezogen werden, dann ist es nicht mehr für Gäste sichtbar.

Von der Startseite aus können die Gäste in die öffentlichen Projekte reingehen und alle Aufgaben und Aktivitäten einsehen. Dabei sind auch die Benutzer sichtbar, wenn dies aus Datenschutzgründen ein Problem darstellt, sollte auf die Veröffentlichung verzichtet werden.

Hier ein Foto vom öffentlichen Projekt Scrum project:

Startseite für Benutzer

Die Startseite für Benutzer ist sehr ähnlich aufgebaut, nur dass diese neben den öffentlichen Projekten auch die Projekte sehen, in denen sie Mitglied sind. Administratoren sehen alle Projekte, unabhängig davon, ob sie Mitglied sind.

Hier ein Foto von der Startseite eines normalen Benutzers:

Übersicht alle Projekte

Um alle Projekte zu sehen, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat, kann von der Startseite aus entweder auf Projekte links in der Menüleiste oder auf Alle Projekte anzeigen geklickt werden.

In dieser Ansicht werden alle Projekte mit Name, Status und ob sie öffentlich sind angezeigt. Über den kleinen Pfeil rechts neben den Projekte kann die Beschreibungen eines Projektes ausgeklappt werden oder über die Option Alle ausklappen die Beschreibungen aller Projekte. Wenn alle Beschreibungen ausgeklappt werden, sieht die Ansicht wie folgt aus.

In der Menüleiste gibt es die Möglichkeit die Projekte schnell zu filtern oder über die etwas unscheinbare Schaltfläche Filter unter dem Titel Aktive Projekte. Dort stehen noch weitere Filter zur Auswahl.

Wird ein solcher angepasster Filter erstellt, kann die neue Ansicht auch gespeichert werden, sodass sie beim nächsten Mal direkt als Schnellfilter mit vorgeschlagen wird. Dazu einfach rechts oben auf die 3 Punkte klicken und Speichern auswählen. Es wird ein Name abgefragt.

Als Beispiel wurde diese Ansicht unter dem Namen Test gespeichert und nach dem Speichern automatisch geladen. Hierbei handelt es sich um eine private Projektliste, die nur für den aktiven Benutzer sichtbar ist.

Übersicht alle Aufgaben

In der Menüleiste auf der Startseite (wenn gerade eine andere Ansicht geöffnet ist, einmal oben auf OpenProject bzw. das Logo klicken) gibt es einen Eintrag Arbeitspakete. Wird dieser angeklickt, öffnet sich eine Übersicht mit allen offenen Aufgaben.

Die Menüleiste hat sich nun verändert, sodass verschiedene Ansichten für die Aufgaben zur Auswahl stehen. Mit einem Klick auf Mir zugewiesen öffnet sich eine Übersicht mit allen Aufgaben, die dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind. Beim Vergleich der beiden Fotos fällt sofort auf, dass die Spalten anders sind. Die Ansichten dienen nicht nur zum Filtern der Aufgaben, sondern sie können auch frei angepasst werden.

Zum Anpassen der Ansichten stehen rechts oben verschiedene Optionen zur Auswahl. Es gibt wieder die Schaltfläche Filter, in diesem Fall sind bereits 2 gesetzt, wie an der kleinen Zahl zu sehen ist. Über die Schaltfläche Enthaltene Projekte können schnell nur relevante Projekte gefiltert werden, dies wäre auch über die Schaltfläche Filter möglich, aber aufwendiger. Dann gibt es rechts noch die 3 Punkte, die nochmal einige weitere Konfigurationsmöglichkeiten.

Wird z. B. die Option Spalten einfügen ausgewählt öffnet sich ein Menü, indem weitere Spalten hinzugefügt oder auch bestehende entfernt werden können.

Wenn eine Ansicht angepasst wurde, kann diese über die 3 Punkte auch gespeichert werden. Hierzu am besten Speichern unter auswählen, um direkt einen eigenen Namen eingeben zu können sowie die Sichtbarkeits-Einstellungen vorzunehmen.

Hier kann z. B. die Ansicht als Öffentlich markiert werden. D. h. alle Projektmitglieder (nicht Gäste!) können diese Ansicht ebenfalls verwenden. Indem Favorisiert angehakt wird, wird diese in der Liste oben unter Favorit angezeigt.

Benachrichtigungen

Bei zugewiesenen Aufgaben oder Aktivitäten an beobachteten Aufgaben werden Benachrichtigungen in OpenProject erzeugt. Die Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen werden oben rechts an der kleinen Glocke angezeigt.

Die Benachrichtigungen sind nicht mit E-Mail Erinnerungen zu verwechseln. Diese sind separat einzustellen, denn es werden nur Erwähnungen mit @ sofort per Mail verschickt. Alle anderen Benachrichtigungen werden als zusammengefasste Mail verschickt, sofern diese noch ungelesen sind, siehe hierzu: E-Mail Erinnerungen

Wird auf die Glocke geklickt, öffnet sich eine Übersicht mit allen noch ungelesenen Benachrichtigungen. Dabei werden Benachrichtigungen zu einer Aufgabe zusammengeführt. Auf der Linken Seite gibt es ein Menü, über das z. B. gezielt nach Projekten oder Zuweisungen usw. gefiltert werden kann. Dadurch geht die Übersicht auch bei vielen Änderungen nicht verloren.

Wird nun eine Benachrichtigung angeklickt, so werden die Details des Objektes in der Seitenansicht dargestellt, das Fenster wird hierzu geteilt.

Es wird standardmäßg der Reiter mit den Aktivitäten geöffnet, in diesem Fall das Erstellen der Aufgabe durch Fleißige Biene. Nun kann in dieser Seitenansicht gearbeitet werden oder durch einen Klick auf die beiden diagonalen Pfeile rechts oben neben dem X zum Schließen der Seitenansicht kann die Aufgabe maximiert geöffnet werden. Außerdem muss die Nachricht explizit als gelesen markiert werdne, damit diese aus dem Feed verschwindet. Dazu kann einfach der kleine Brief neben der Aufgabe angeklickt werden oder es können alle gerade sichtbaren Benachrichtigungen als gelesen markiert werden, indem auf die Schaltfläche Alles als gelesen markieren geklickt wird.

E-Mail Erinnerungen

Eine Benachrichtigung in OpenProject führt nicht unweigerlich zu einer Mail. Sondern nur Kommentare in denen jemand mit einem @ erwähnt wird, werden sofort an diesen per Mail zugesandt. Alle anderen Nachrichten werden in zusammengefassten Berichten als Mail gesendet. Der Zeitpunkt zum Versenden dieser Erinnerungen kann in den persönlichen Einstellungen konfiguriert werden.

Gebuchte Zeiten

Über alle Projekte hinweg kann ein Bericht über die gebuchten Zeiten erstellt werden. Dabei können verschiedene Gruppierungen, Spalten und Filter gewählt werden, wenn z. B. nur bestimmte Projekte oder Personen betrachtet werden sollen.

Im folgenden Bericht werden z. B. alle Zeitbuchungen von Heute angezeigt. Als Spalten wurden die Bearbeiter angegeben werden, also Zeilen die Projekte sowie darunter die Arbeitspakete.

So kann auf einen Blick eingesehen werden, wie viele Stunden heute von wem und bei was aufgewendet wurden. Natürlich können noch diverse andere Felder aus den Projekten und Arbeitspaketen mit einbezogen werden, um passende Berichte zu erstellen.

Außerdem können je Projekt eigene Kostenauswertungen erstellt und auch als Ansicht gespeichert werden. Hierbei ist es sogar möglich Unterprojekte mit einzubeziehen, sodass aus dem Hauptprojekt heraus auch die Zeiten in den Unterprojekten betrachtet werden können, ohne diese extra angeben zu müssen.